Gedragscode voor de vertrouwenspersoon, aangesloten bij de LVV

Gedragscode voor de vertrouwenspersoon, aangesloten bij de LVV
Deze gedragscode is een richtlijn voor het professioneel handelen van de bij de Landelijke
Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV) aangesloten vertrouwenspersonen (hierna: de
gedragscode). Onder vertrouwenspersonen worden zowel de interne als de externe
vertrouwenspersonen begrepen en zowel vertrouwenspersonen ongewenste
omgangsvormen als vertrouwenspersonen integriteit. De Gedragscode dient zowel als
informatievoorziening voor de medewerkers1 die zich tot de vertrouwenspersoon wenden als
voor de organisatie bij welke de vertrouwenspersoon zijn werkzaamheden verricht en/of door
welke organisatie de vertrouwenspersoon is aangesteld (intern of extern op basis van een
opdracht) (hierna: de organisatie) en als maatstaf voor de Commissie van Toezicht LVV bij
het toetsen van de wijze waarop de vertrouwenspersoon zijn taak uitoefent.

Met de in de gedragscode genoemde ‘medewerker’ wordt de persoon bedoeld die zich tot de
vertrouwenspersoon wendt in verband met ongewenste omgangsvormen dan wel bij het
vermoeden van een misstand of het vermoeden van een onregelmatigheid (mogelijke
integriteitsschending).

Voor de leesbaarheid is de gedragscode in de hij-vorm geschreven. Uiteraard betreft het
zowel mannen als vrouwen.

Beroepsethiek en integriteit

De vertrouwenspersoon gedraagt zich zoals van een behoorlijk vertrouwenspersoon mag
worden verwacht, namelijk dat hij zijn professionele code en de gedragscode en de
algemene sociale en ethische normen en waarden naleeft en handhaaft, ook bij druk van
buitenaf om hiervan af te wijken. Hij treedt tenminste op als een bekwaam en redelijk
handelend vertrouwenspersoon, waarbij hij de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht
neemt.
De vertrouwenspersoon is zich ervan bewust dat onder het naleven van sociale en ethische
normen onder meer valt het niet aannemen van giften en geschenken en het niet aangaan of
onderhouden van persoonlijke relaties, van welke aard dan ook, met de medewerker.

Transparantie

De vertrouwenspersoon verschaft de medewerker en de organisatie duidelijkheid over zijn
rol, taken en positie als vertrouwenspersoon en wat de betrokkenen van hem mogen
verwachten.

Onafhankelijkheid

De vertrouwenspersoon stelt zich onafhankelijk op. De vertrouwenspersoon dient zich
uitsluitend te laten leiden door de belangen van de medewerker en nimmer door eigen
belang, dan wel eventuele belangen van de organisatie.
De vertrouwenspersoon staat naast de medewerker, begeleidt en ondersteunt de
medewerker. Nimmer mogen handelingen worden verricht tegen de wil van de medewerker,
tenzij wettelijke bepalingen anders bepalen of sprake is van een conflict van plichten
waardoor hij in gewetensnood komt.
De vertrouwenspersoon treedt niet op als bemiddelaar.
De vertrouwenspersoon is geen onderzoeker en doet niet aan waarheidsvinding.

Vertrouwelijkheid

De vertrouwenspersoon heeft een geheimhoudingsplicht, die ook voortduurt na beëindiging
van de begeleiding van de medewerker, ten aanzien van wat hij in zijn hoedanigheid als
1 Onder medewerker wordt tevens verstaan degene die anders dan uit dienstbetrekking werkzaam is of
werkzaamheden verricht.

vertrouwenspersoon verneemt, tenzij wettelijke regelingen anders bepalen of sprake is van
een conflict van plichten waardoor hij in gewetensnood komt. Meer in het bijzonder geldt
voor de vertrouwenspersoon integriteit dat, indien de medewerker bij hem een vertrouwelijke
melding inzake een vermoeden van een misstand of een onregelmatigheid doet (de melder
wil niet dat zijn identiteit bekend wordt gemaakt), hij als intermediair namens de medewerker
deze melding bij de organisatie doet.
De vertrouwenspersoon heeft geen wettelijk verschoningsrecht. De geheimhoudingsplicht
van de vertrouwenspersoon vervalt tevens voor zover de vertrouwenspersoon dit nodig heeft
om zich te kunnen verweren in (pre) juridische procedures, inclusief de klachtprocedure van
de LVV als bedoeld in het Reglement Klachtbehandeling Commissie van Toezicht LVV.
De vertrouwenspersoon stelt de medewerker aan het begin van het eerste gesprek van de
aard en omvang van zijn geheimhoudingsplicht op de hoogte.
Daarnaast dient de vertrouwenspersoon onmiddellijk aan de medewerker te melden zodra
zich een situatie voordoet dat de vertrouwenspersoon op grond van gewetensnood,
wettelijke bepalingen of anderszins zijn geheimhoudingsplicht moet doorbreken. De
vertrouwenspersoon handelt bij het doorbreken van de vertrouwelijkheid volgens het bij deze
gedragscode gevoegde protocol ‘doorbreken vertrouwelijkheid’.

Kernwaarden en competenties

De essentie van de beroepshouding is dat de vertrouwenspersoon integer en betrouwbaar
is, zijn vak naar beste kunnen uitoefent.
Persoonlijke kwaliteiten zijn daarbij essentieel; van de vertrouwenspersoon mag verwacht
worden dat hij evenwichtig, flexibel en doortastend is alsmede over empathisch vermogen
beschikt. Tevens dat hij materiedeskundig is, vaardig in gespreksvoering, en kennis heeft
van de sociale kaart en hulpverleningsinstanties.
De vertrouwenspersoon treedt uitsluitend als zodanig op indien hij daartoe voldoende
geschoold en gekwalificeerd is conform de door de LVV gestelde eisen2 en kernwaarden.
De vertrouwenspersoon heeft de bereidheid zich doorlopend bij te scholen en verder te
ontwikkelen als vertrouwenspersoon.

(Tussentijds) beëindigen werkzaamheden voor de medewerker

De vertrouwenspersoon kan op basis van eigen professionele verantwoordelijkheid en naar
de eisen van de redelijkheid de opvang en begeleiding van de medewerker (tussentijds)
beëindigen. Indien de vertrouwenspersoon tussentijds beëindiging overweegt dient hij dit
voorafgaand met de medewerker te bespreken tenzij sprake is van een zodanige situatie dat
dit in alle redelijkheid niet kan worden gevraagd van de vertrouwenspersoon. Voorts dient de
vertrouwenspersoon zoveel mogelijk zorg te dragen voor doorverwijzing naar andere
vertrouwenspersonen en/of hulpverleners.

Klachtenbehandeling

De vertrouwenspersoon is onderworpen aan de gedragscode en het daarop van toepassing
zijnde Reglement klachtenbehandeling Commissie van Toezicht van de LVV (hierna: de
Commissie van Toezicht), dat integraal deel uitmaakt van de gedragscode.
De Commissie van Toezicht is bevoegd het functioneren van de vertrouwenspersoon te
toetsen, indien daaromtrent een klacht door een medewerker wordt ingediend.
De vertrouwenspersoon tegen wie zich een klacht richt is verplicht gevolg te geven aan een
oproeping van de Commissie van Toezicht en tot het direct verstrekken van door de
2 Naast de eisen, zoals vermeld in deze gedragscode, streeft het bestuur van de LVV ernaar dat zoveel mogelijk
vertrouwenspersonen gecertificeerd worden/zijn en voldoen aan de eisen voor (her)certificering.

Commissie van Toezicht gevraagde inlichtingen met betrekking tot de behandeling van een
klacht.
De vertrouwenspersoon dient zich primair in te spannen om een klacht met de medewerker
zelf op te lossen. De vertrouwenspersoon informeert de medewerker over het bestaan van
het Reglement klachtenbehandeling en wijst de medewerker op de vindplaats op de website
van de LVV dan wel stelt de medewerker in staat om hierover te kunnen beschikken.

Dossiervorming

De vertrouwenspersoon dient de dossiers die hij aanlegt van de medewerker die zich tot
hem wendt zodanig te bewaren dat ze niet toegankelijk zijn voor derden.
Het dossier dat de vertrouwenspersoon opbouwt blijft vertrouwelijk, tenzij openbaarmaking
noodzakelijk is op grond van wettelijke regelingen en/of in het kader van de
klachtenprocedure voor de Commissie van Toezicht LVV.
Slechts met instemming van de medewerker zal een lopend dossier kunnen worden
overgedragen aan een nieuw aangestelde vertrouwenspersoon.
De bewaartermijn van dossiers waarvan de kwestie is afgerond is twee jaar en moeten de
dossiergegevens na twee jaar definitief worden verwijderd en vervolgens worden vernietigd.
Vastgesteld op de ALV van 21 mei 2021